Scarica gratis il registro chiavi Excel con assegnatari, movimenti, scadenze, stati, controlli sulle date e avvisi per chiavi smarrite.
Controlla consegne, restituzioni e smarrimenti senza affidarti a fogli sparsi: questo registro chiavi Excel raccoglie anagrafica, sede, assegnatario, stato e date operative. Il file include il foglio Registro chiavi, il registro Movimenti e Liste e riepilogo, con formule, menu a tendina e segnalazioni visive.
Puoi partire dai dieci esempi già presenti, sostituirli con le tue chiavi e registrare ogni operazione collegandola al relativo ID.
Compila il foglio Registro chiavi con ID chiave, codice, descrizione, sede, città, piano o area, tipo, responsabile assegnatario e stato. Per esempio, K-2026-001 identifica il codice MI-ADM-01 e la “Chiave ufficio amministrazione”: usare entrambi riduce gli scambi tra chiavi simili.
Inserisci data consegna, restituzione prevista, eventuale restituzione effettiva e note operative. Le date sono accettate tra 01/01/2020 e 31/12/2100; la convalida segnala una restituzione prevista precedente alla consegna.
Non sovrascrivere Giorni fuori sede e Posizione attuale. Queste colonne sono predisposte per restituire rispettivamente la durata della consegna e la posizione determinata dallo stato o dall'assegnatario.
Inserisci ID movimento, data e ora, ID chiave, operazione, destinatario, autorizzatore, date previste o effettive, note e operatore. I menu collegano ID chiave, operazione e autorizzatore agli elenchi predisposti nei fogli Registro chiavi e Liste e riepilogo.
La colonna Codice chiave cerca l'ID inserito nell'intervallo A2:B100 del Registro chiavi e restituisce il codice della stessa riga; se non trova l'ID, restituisce 0. La colonna Esito considera operazione e data effettiva: una Restituzione con data produce “Regolare”, senza data “Da completare”, uno Smarrimento “Anomalia”, mentre le altre operazioni risultano “In corso”.
Verifica che il codice restituito corrisponda alla chiave e confronta esito, stato, assegnatario e date tra i due fogli. Il collegamento compila il codice e l'esito, ma non cambia automaticamente lo stato del Registro chiavi.
La riga K-2026-002 descrive la “Chiave ingresso magazzino”, con codice TO-MAG-02, assegnata a Pietro Bianchi. Nel Registro chiavi la sede è il Polo logistico Nord di Torino, lo stato è Consegnata, la consegna è del 05/09/2026 e la restituzione è prevista per il 20/09/2026.
Nel foglio Movimenti, M-2026-003 contiene l'ID K-2026-002, l'operazione Consegna e l'autorizzazione di Chiara Ferri. La ricerca dell'ID restituisce TO-MAG-02; poiché la formula dell'Esito vede una Consegna, senza usare una data effettiva di restituzione, il risultato è In corso.
Usa il 20/09/2026 come riferimento operativo per controllare la riconsegna. Quando Pietro restituisce la chiave, inserisci la data effettiva nel movimento e aggiorna lo stato del registro: così la consegna non resta erroneamente aperta.
La formattazione condizionale evidenzia una riga Consegnata quando la restituzione prevista è precedente a oggi, colora le righe Smarrita e segnala una data prevista precedente alla consegna. La convalida della colonna K usa invece un avviso, quindi il valore va controllato e corretto se necessario.
K-2026-007 è la chiave dell'armadio server, assegnata ad Andrea De Luca, con stato Smarrita. La nota indica di avvisare il responsabile IT e valutare la sostituzione della serratura: il file evidenzia il caso, ma l'azione deve essere registrata secondo la procedura interna.
M-2026-009 riguarda K-2026-008 e ha operazione Restituzione, ma la data effettiva è vuota. La formula restituisce Da completare: confronta questo esito con lo stato Consegnata del registro prima di considerare la chiave nuovamente disponibile.
Questo registro chiavi Excel è adatto a un archivio interno con pochi operatori e fino a 100 righe predisposte nei fogli Registro chiavi e Movimenti. Filtri, righe congelate, menu a elenco, formule e colori aiutano a cercare consegne e anomalie, mentre il foglio resta modificabile da chi dispone dell'accesso.
Un gestionale per asset o un'applicazione con ruoli, notifiche e audit trail è preferibile con molte sedi, modifiche simultanee, storico non alterabile o promemoria automatici. Un registro cartaceo può bastare per un presidio minimo, ma rende più lenta la ricerca di movimenti e il confronto tra date.
Il workbook calcola collegamenti, esiti, posizione e giorni fuori sede, ma non verifica il possesso fisico della chiave, l'autorizzazione reale o la sicurezza della serratura. Prima dell'uso valida il processo con il responsabile competente, aggiorna liste e regole quando cambia l'organizzazione e conserva le procedure ufficiali separate dal calcolo del file.
Il foglio è predisposto dalla riga 2 alla riga 100, quindi contiene 99 righe operative per il Registro chiavi. Anche Movimenti è predisposto fino alla riga 100; per ampliare l'area devi estendere formule, convalide e formattazione.
Sì, ma devi aggiornare gli elenchi nel foglio Liste e riepilogo e verificare gli intervalli delle convalide. Se aggiungi un valore fuori dall'intervallo già richiamato, non comparirà automaticamente nel menu a tendina.
La formula restituisce zero quando lo stato non è Consegnata oppure quando manca la data di consegna. Per una chiave Disponibile, quindi, il valore zero è previsto e non indica necessariamente un errore.
Controlla che l'ID inserito in Movimenti coincida esattamente con un ID del Registro chiavi, come K-2026-002. La formula VLOOKUP non trova il codice quando l'ID è errato o non è presente nell'intervallo A2:A100.
Sì. La data effettiva può precedere la data prevista: il file la conserva e l'Esito può risultare Regolare se la data effettiva è compilata. La regola di avviso riguarda invece una data prevista precedente alla consegna.
No. La formattazione condizionale evidenzia le consegne oltre termine quando apri o ricalcoli il file, ma non invia email o notifiche. Per gli avvisi automatici serve un flusso esterno o un gestionale.
