Scarica gratis il modello Excel per registrare documenti, scadenze, esiti, importi IVA e riepilogo degli stati dei subappaltatori.
Gestisci il controllo dei documenti dei subappaltatori in Excel con un sistema ordinato e facilmente consultabile. Il modello collega anagrafica, scadenze, conformità e tracciabilità, offrendo stati automatici, giorni residui, calcolo dell’IVA, KPI e grafico degli adempimenti. I fogli Controllo documenti, Subappaltatori e Riepilogo aiutano a monitorare posizione e a individuare tempestivamente le criticità.
Parti dall’anagrafica, registra ogni documento con date e percorso del file, poi usa il riepilogo per individuare rapidamente documenti validi, in scadenza o scaduti.
Inizia dal foglio Subappaltatori: inserisci partita IVA, ragione sociale, codice fiscale, città, referente, email aziendale e telefono. Completa anche CCNL/applicazione dichiarata, stato anagrafica e note privacy; per lo stato puoi scegliere tra “Attiva”, “In aggiornamento”, “Sospesa” e “Cessata”.
Nel foglio Controllo documenti usa una riga per ogni documento o adempimento. Compila partita IVA, tipo e numero documento, date di emissione e scadenza, esito della verifica, data, verificatore, percorso o link e note con le azioni correttive.
Prima aggiorna l’anagrafica, poi registra il documento e collega il relativo file nella colonna N. Dopo il controllo aggiorna esito, data e verificatore: le liste disponibili riducono errori di scrittura e rendono coerenti i conteggi del riepilogo.
La partita IVA inserita in colonna B viene cercata nell’intervallo A5:G12 del foglio Subappaltatori. Il collegamento restituisce automaticamente ragione sociale in C e città in D; se il codice non è presente, l’output diventa “Anagrafica non trovata” o “Non trovata”, indicando una correzione necessaria.
La formula usa la data di scadenza H e la data corrente: H vuota restituisce “Da compilare”, una scadenza precedente a oggi “Scaduto”, una entro i successivi 30 giorni “In scadenza”, altrimenti “Valido”. La colonna J calcola i giorni come scadenza meno oggi, quindi il risultato cambia con l’aggiornamento di TODAY() e non dipende dall’esito manuale in K.
Con imponibile P e aliquota Q, l’IVA R è imponibile × aliquota e il totale S è imponibile + IVA. Il foglio Riepilogo conta gli stati I nelle righe 5:104 e somma S per l’indicatore del valore complessivo IVA inclusa; le celle vuote restituiscono zero.
Nella riga CTR-001 sono presenti la partita IVA 05873960658, il documento “DURC”, la scadenza 10/08/2026, l’esito “Conforme” e un imponibile di 48.000,00 euro. La partita IVA attiva il VLOOKUP verso l’anagrafica e restituisce Edil Gamma Costruzioni S.r.l. e Milano.
Il calcolo economico prende 48.000,00 come imponibile e 22% come aliquota: 48.000 × 0,22 restituisce 10.560,00 euro di IVA, mentre la somma produce 58.560,00 euro. La scadenza alimenta stato e giorni residui, ma il testo effettivo dipende dal giorno in cui il file viene aperto.
La verifica del 15/07/2026 è stata registrata da M. Marchetti e la nota segnala il rinnovo richiesto a INPS entro scadenza. L’azione operativa è monitorare il rinnovo e aggiornare numero, date, percorso e risultato quando arriva il nuovo documento.
CTR-004, relativo all’attestazione formazione sicurezza di Impianti TecnoClima, ha esito “Da integrare” e una nota sull’aggiornamento quinquennale. CTR-008, relativo all’attestazione iscrizione albo di Idrotermica Barese, è “Non conforme” perché l’attestazione risulta scaduta: sono due azioni documentali distinte da seguire.
Confronta le partite IVA del registro con quelle nel foglio anagrafico e cerca eventuali messaggi “Anagrafica non trovata”. Verifica inoltre che emissione, scadenza e data di verifica siano date reali, che l’esito usi la convalida prevista e che il percorso in colonna N punti al file corretto.
Il Riepilogo conta gli ID presenti in A, gli stati calcolati in I e i totali in S. Se i numeri non coincidono, filtra il registro, controlla le righe fino alla 104 e considera che una scadenza può cambiare stato automaticamente con la data corrente.
Il workbook calcola scadenze, giorni residui, IVA, totali e conteggi; non decide se un documento sia applicabile o sufficiente sul piano legale, fiscale o della sicurezza. Le aliquote selezionabili sono 4%, 5%, 10% e 22%: il valore calcolato deve essere confrontato con l’operazione concreta e con le indicazioni del committente o del consulente.
Il foglio Subappaltatori contiene dati identificativi, contatti e note privacy. Applica quindi le procedure del titolare su accessi, minimizzazione e conservazione, e fai validare gli adempimenti da un professionista competente: il risultato Excel non equivale a una validazione ufficiale.
Excel è adatto con pochi operatori, volumi contenuti, formule verificabili e documenti già archiviati tramite percorsi o link. Un gestionale documentale è preferibile quando servono permessi granulari, notifiche automatiche, versioning, audit trail e workflow approvativi, soprattutto se più utenti modificano il registro.
Scegli il workbook se puoi controllare periodicamente date, collegamenti e formule; valuta il gestionale quando una scadenza persa, una modifica non tracciata o un accesso improprio richiede controlli strutturati e responsabilità registrate.
Il foglio Controllo documenti contiene formule e convalide fino alla riga 101, con spazio per 97 righe di registrazione oltre alle intestazioni. Le righe di esempio occupano gli intervalli da 5 a 14.
Le colonne Subappaltatore e Città non restano vuote: le formule mostrano rispettivamente “Anagrafica non trovata” e “Non trovata”. Devi quindi correggere la partita IVA o completare il foglio Subappaltatori.
Sì. La colonna Percorso/link documento è predisposta per indicare il percorso o il collegamento, come i percorsi di rete presenti negli esempi. Il file non archivia né verifica direttamente il documento collegato.
La convalida propone Attiva, In aggiornamento, Sospesa e Cessata. Lo stato va aggiornato manualmente nel foglio Subappaltatori in base alla situazione verificata.
La formula considera “Scaduto” solo un documento con data precedente a TODAY(). Una scadenza uguale a oggi rientra invece nella finestra dei 30 giorni e viene classificata come “In scadenza”.
Sì, il grafico a colonne del foglio Riepilogo usa i conteggi della tabella degli stati. Modificando una data di scadenza o un dato che cambia lo stato calcolato, il conteggio e il grafico possono aggiornarsi al ricalcolo di Excel.
